Confiez-nous l’apostille et la légalisation de vos documents
Deux procédures essentielles d’authentification des documents français pour leur validité à l’international.
En bref
Seul un officier ministériel est habilité à vérifier l’authenticité d’une information (par exemple, le greffier valide les informations du Kbis). Le notaire, lui, valide la signature et la qualité du signataire d’un document civil ou commercial.
Quand utiliser quoi ?
- Apostille : Pays signataires de la Convention de La Haye (procédure simplifiée ou accord de la France avec un pays étranger).
- Légalisation : Pour tous pays étrangers hors d’un accord avec l’état français (procédure plus longue…).
Documents concernés :
Documents d’entreprise (PV, Kbis etc…), actes notariés, jugements, actes commerciaux (contrats etc…), actes d’état civil et diplômes.
Pourquoi ces démarches obligatoires ?
Garantir la reconnaissance légale de vos documents à l’étranger et éviter les refus administratifs.
Medialex vous accompagne : Expertise, rapidité et conformité aux exigences légales et internationales.
Fiche mémo
Téléchargez une synthèse complète de la légalisation et l’apostille en un clic !
Quand utiliser une apostille vs une légalisation ?
Le choix entre apostille et légalisation dépend exclusivement du pays où votre document sera utilisé :
- L’apostille s’applique aux pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, offrant une procédure simplifiée en une seule étape.
- La légalisation est requise pour les pays non signataires de cette Convention, impliquant une procédure plus complexe en plusieurs étapes.
Medialex, vous guide dans la détermination de la procédure adaptée à votre destination des documents et vous accompagne tout au long du processus pour garantir la validité juridique de vos documents à l’étranger. Nous vous accompagnons sur les obligations de traduction assermentée suivant le pays de destination pour l’Apostille ou la légalisation.
L’Apostille : certification simplifiée des documents
Définition et cadre juridique de l’apostille
L’apostille est une certification simplifiée qui s’appuie sur les accords entre les différents pays et l’Etat français. En France, la Chambre des Notaires sont les autorités désignées pour délivrer cette certification. Elle prend la forme d’un certificat numéroté comportant dix champs d’information, soit apposé directement sur le document, soit attaché à celui-ci via une allonge.
Le cadre juridique de l’apostille repose sur un principe fondamental : les pays signataires reconnaissent mutuellement leurs documents publics sans nécessiter de vérification supplémentaire par leurs services consulaires.
Documents éligibles à l’apostille
Les documents pouvant recevoir une apostille en France sont principalement :
- Documents juridiques : actes notariés, procurations, jugements, décisions judiciaires
- Documents administratifs : actes d’état civil, extraits de casier judiciaire, certificats de vie…
- Documents commerciaux : extraits Kbis, statuts de sociétés certifiés conformes, PV d’Assemblée générale, certification de non opposition, certificat de non faillite
Procédure détaillée d’obtention d’une apostille
- Préparation et soumission : Transmettez vos documents originaux à Medialex avec les informations sur le pays de destination.
- Analyse préliminaire : Nos équipes vérifient l’éligibilité de vos documents et identifient la Cour d’Appel territorialement compétente (basée sur l’autorité émettrice du document).
- Dépôt auprès de la Chambre des notaires par départements : Nous présentons votre demande au service spécialisé de la Chambre des notaires concernée, accompagnée des justificatifs nécessaires.
- Vérification et certification : La Chambre des notaires examine l’authenticité du document, vérifie la signature et le sceau, puis appose l’apostille officielle.
- Remise du document apostillé : Vous recevez votre document dûment apostillé.
Délais et validité de l’apostille
Validité : La durée de validité des documents est en principe de 3 mois pour leur application dans le pays concerné.
Délais d’obtention : de 48 à 72h, si le document ne nécessite pas de traduction complémentaire pour son apostille au regard de son pays de destination et selon la Chambre des notaires départementale
La Légalisation : pour les pays étrangers hors d’un accord avec l’état français
Fonctionnement de la légalisation de documents
La légalisation est une procédure plus complexe visant à établir une « chaîne de confiance » entre les autorités françaises et celles du pays de destination hors accord avec l’Etat français. Contrairement à l’apostille qui est un mécanisme simplifié, la légalisation varie selon les conventions et les pratiques établies avec chaque pays.
Le principe fondamental repose sur une validation en cascade. Chaque autorité certifie l’authenticité de la signature précédente, créant ainsi une chaîne de vérifications depuis l’émetteur original jusqu’aux autorités du pays de destination.
L’officier ministériel est habilité à vérifier l’authenticité d’une information (Kbis, certificat de procédure collective etc…). Le notaire valide la signature et la qualité du signataire du document.
NB : Le notaire, le greffier et les services de l’Etat par leur sceau authentifient le document.
Étapes complètes du processus de légalisation
- Authentification : Après son authentification, Medialex vous oriente dans la nécessité d’une traduction du document pour sa validité dans le pays destinataire.
- Dépôt MAE : Légalisation par le MAE (Ministère des Affaires étrangères) qui appose son tampon d’État français pour l’usage des documents à l’étranger. Medialex se charge du dépôt et retrait du dossier au MAE ainsi que de son suivi.
- Dépôt et retrait du dossier ambassade et consulat du pays de destination : Livraison des documents dûment légalisés avec le tampon daté de l’ambassade concernée qui autorise l’utilisation du document dans son pays. Medialex vous assure une livraison sécurisée des originaux par porteur ou à votre convenance.
Qui a besoin de ces services ?
Professionnels et entreprises
- Notaires et avocats : Pour la reconnaissance internationale des actes juridiques qu’ils établissent, notamment lors de successions internationales, transactions immobilières transfrontalières ou contrats multinationaux.
- Groupes et sociétés : Pour l’établissement de filiales à l’étranger, et de marché à l’international.
Les services de Medialex
Notre expertise en certification internationale
Medialex a développé une expertise pointue en matière de certification internationale de documents, s’appuyant sur :
- Une expertise sur la qualité de votre dossier
- Une analyse des documents et de leur validité
- Réactivité sur l’information de la procédure à suivre
- Traduction et délais
- Confirmation immédiate de la procédure globale selon le pays destinataire et délais requis
Medialex vous accompagne dans cette démarche pour compléter éventuellement votre dossier (Kbis original, certificat de non faillite, certificat de non opposition, retrait du dossier auprès du notaire etc…)
Medialex assure pour vous, toutes les traductions assermentées nécessaires par traducteurs assermentés (traducteurs enregistrés auprès de la cour d’appel compétente) et leur validité auprès de la chambre de commerce et d’industrie française, étape nécessaire pour leur passage au ministère des affaires étrangères.
Questions fréquentes
Comment savoir si mon pays de destination requiert une apostille ou une légalisation ?
La procédure applicable dépend de l’accord entre l’État français et le pays destinataire. -> Consultez ici la liste des pays concernés ou non par ces accords.
Si mon document est apostillé, puis-je l’utiliser dans un pays requérant la légalisation ?
Non, une légalisation sera requise si ce pays la nécessite. À l’inverse, pour les pays membres de la Convention, l’apostille suffit et la légalisation n’est ni nécessaire ni possible.
Mon document est en français. Dois-je le faire traduire avant l’apostille ou la légalisation ?
Oui selon le pays de destination. Medialex met à votre disposition un tableau des traductions nécessaire selon le pays d’application.
-> Voir le tableau.
Une fois apostillé ou légalisé, mon document a-t-il une durée de validité limitée ?
L’apostille ou la légalisation n’ont pas de date d’expiration. En revanche, le document sous-jacent peut avoir sa propre période de validité. Par exemple, un extrait de casier judiciaire est généralement considéré comme valable pour 3 mois, même si son apostille reste techniquement valide selon deux possibilités :
- Validité Permanente (PV de sociétés, statuts, etc.)
- Durée de validité limitée (Kbis, fiche d’état civil, etc.).
Est-il possible d’apostiller ou de légaliser une copie de document ?
Non, seul un document original est habilité à l’Apostille ou la Légalisation.