Tout savoir sur la modification relative au transfert de siège hors ressort ancien département

Lorsqu’une société civile (SCI, SCM, SCP) ou commerciale (SARL, SAS, SA) déplace son siège social en dehors du ressort du tribunal dont elle dépendait initialement, des formalités spécifiques s’imposent. Ce changement d’adresse, qui entraîne un changement de greffe compétent, nécessite obligatoirement la publication d’une annonce légale pour informer les tiers de cette modification.

Contrairement à un simple changement d’adresse dans la même zone géographique, le transfert hors ressort implique des démarches plus complexes que nous allons détailler.

Qu’est-ce qu’un transfert de siège hors ressort ?

Le transfert de siège social hors ressort désigne le déplacement de l’adresse administrative principale d’une société vers un lieu relevant d’un autre tribunal de commerce ou d’un autre greffe que celui d’origine. Cette opération se distingue du transfert « dans le même ressort » qui concerne un déménagement au sein du même ressort de greffe.

Pour les sociétés civiles (SCI, SCM, SCP), comme pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA), ce transfert hors ressort implique :

• L’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés (RCS) du nouveau département
• La radiation au RCS de l’ancien département
• La mise à jour de tous les documents administratifs

Ce type de transfert intervient fréquemment dans les situations suivantes :

• Déménagement des activités principales vers une autre région
• Rapprochement avec des partenaires commerciaux ou fournisseurs
• Optimisation fiscale territoriale
• Réorganisation des activités au niveau national
• Fusion-acquisition nécessitant un regroupement géographique

Pourquoi faut-il publier une annonce légale ?

La publication d’une annonce légale lors d’un transfert de siège hors ressort est une obligation légale, conformément à l’article R.210-9 du Code de commerce. Cette exigence répond à plusieurs impératifs :

Une obligation statutaire incontournable : Toute modification des statuts, y compris le changement d’adresse du siège social, doit être portée à la connaissance des tiers via une publication légale.

Une double publication nécessaire : Dans le cas d’un transfert hors ressort, une particularité importante s’impose – l’obligation de publier deux annonces légales :

• Une première dans un journal d’annonces légales du département d’origine (ancien ressort)
• Une seconde dans un journal d’annonces légales du département de destination (nouveau ressort)

Cette double publication garantit que tous les partenaires commerciaux, créanciers et clients potentiels, tant dans l’ancienne que dans la nouvelle zone géographique, soient informés du changement d’adresse et de juridiction compétente. Elle constitue également un prérequis indispensable pour que la formalité soit acceptée par les greffes concernés.

Quelles sont les démarches à suivre ?

Réunir les bons documents

Pour mener à bien un transfert de siège social hors ressort, plusieurs documents essentiels doivent être préparés :

• Le procès-verbal de décision : Document officiel attestant de la décision de transfert, il peut s’agir selon la forme juridique d’un PV d’assemblée générale extraordinaire (société commerciale), d’une décision collective des associés (SCI) ou d’une décision du président ou du gérant si les statuts le permettent.
• Les statuts mis à jour : L’article relatif au siège social doit être modifié pour indiquer la nouvelle adresse complète, avec mention expresse de la date de mise à jour.
• Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux : Il peut s’agir d’un bail commercial, d’un contrat de domiciliation, d’un titre de propriété ou d’une attestation de mise à disposition.
• Une copie de l’annonce légale publiée dans le ressort du tribunal de l’ancien siège social.

Déposer la formalité sur le Guichet Unique

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités d’entreprises doivent être réalisées sur le Guichet Unique géré par l’INPI. Pour un transfert de siège hors ressort, la procédure est la suivante :

• Créer ou se connecter à son compte sur le site https://procedures.inpi.fr/?/
• Sélectionner « Modification » puis « Transfert de siège social »
• Indiquer la nouvelle adresse et préciser qu’il s’agit d’un transfert hors ressort
• Joindre les pièces justificatives requises
• S’acquitter des frais de greffe (variables selon la forme juridique)

Des spécificités existent selon le type de société :

• Pour une SCI : Procédure simplifiée mais nécessité d’une décision unanime si les statuts le prévoient
• Pour une SAS : Possibilité de délégation au président si les statuts l’autorisent
• Pour une SARL : Décision prise en AGE à la majorité des 3/4 des parts sociales

Publier l’annonce légale

La publication des annonces légales représente une étape cruciale qui doit être réalisée avec rigueur :

Publication dans deux journaux d’annonces légales distincts :

• Un premier journal habilité dans le département d’origine (ancien ressort)
• Un second journal habilité dans le département de destination (nouveau ressort)

Medialex simplifie considérablement cette étape en proposant :

• Un formulaire intelligent préformaté qui garantit la conformité du contenu de l’annonce
• La gestion simultanée des deux publications, même dans des départements éloignés
• La transmission automatique des attestations de parution aux greffes concernés
• Un suivi centralisé des publications via un espace client dédié

Le contenu de l’annonce légale doit mentionner précisément l’ancienne et la nouvelle adresse, la date de la décision, ainsi que les numéros SIREN et RCS concernés.

Les erreurs fréquentes à éviter

Lors d’un transfert de siège social hors ressort, certaines erreurs peuvent retarder significativement la procédure ou entraîner son rejet :

• Confusion sur l’identification du ressort territorial : Vérifiez précisément de quel tribunal de commerce dépend la nouvelle adresse, car les frontières administratives ne correspondent pas toujours aux départements.
• Justificatif de domiciliation inadapté : Assurez-vous que le document fourni correspond bien à la nouvelle adresse et qu’il est valide (bail commercial en cours, contrat de domiciliation à jour).
• Adresse incomplète ou imprécise : L’adresse complète avec numéro, voie, code postal et ville doit être identique sur tous les documents (statuts, PV, formulaires).
• Oubli de mise à jour des statuts : La simple décision de transfert ne suffit pas, il faut impérativement mettre à jour l’article des statuts relatif au siège social.
• Non-respect des délais légaux : La publication des annonces et le dépôt de la formalité doivent intervenir dans un délai d’un mois suivant la décision de transfert.
• Oubli de la seconde publication : La publication dans le ressort du nouveau siège est souvent oubliée, ce qui bloque la procédure d’immatriculation.