Tout savoir sur la modification relative au transfert de siège hors ressort – nouveau département pour une société civile

Cette formalité, bien que ne modifiant pas la forme juridique de la société, requiert obligatoirement la publication d’une annonce légale pour informer les tiers. Comprendre les étapes de cette procédure est essentiel pour assurer la conformité juridique et éviter tout risque de nullité.

Qu’est-ce qu’un transfert de siège hors ressort pour une société civile ?

Un transfert de siège social se caractérise comme étant « hors ressort » lorsque la nouvelle adresse du siège social se situe dans un territoire relevant de la compétence d’un autre tribunal que celui d’origine. Concrètement, cela signifie que le dossier de la société doit être transféré d’un greffe à un autre.

Les cas fréquents de transfert hors ressort incluent :

• Le déménagement des activités pour se rapprocher de clients ou partenaires clés
• La réorganisation géographique suite à une restructuration interne
• L’optimisation fiscale en fonction des spécificités locales
• Le rapprochement avec d’autres entités du groupe
• L’acquisition de nouveaux locaux plus adaptés dans une autre région

Pourquoi faut-il publier une annonce légale ?

La publication d’une annonce légale lors d’un transfert de siège social hors ressort est une obligation légale prévue par le Code civil et le Code de commerce. Cette formalité est régie par le décret n°78-704 du 3 juillet 1978 qui précise les modalités de publicité des actes de société.

Cette publication répond à trois objectifs essentiels :

• Informer les tiers (clients, fournisseurs, créanciers) du changement d’adresse et de juridiction compétente
• Garantir l’opposabilité de la modification aux tiers
• Permettre la mise à jour des informations au Registre National des Entreprises (RNE)

Dans le cas spécifique d’un transfert hors ressort pour une société civile, une double publication est généralement requise : une dans un journal d’annonces légales du département d’origine et une autre dans un journal du nouveau département. Cette double publication assure une transparence optimale tant auprès des partenaires historiques que des nouveaux interlocuteurs.

Quelles sont les démarches à suivre ?

Réunir les bons documents

• Copie de l’annonce légale ou attestation de parution fournie par le journal d’annonces légales

• Procès-verbal de décision : selon les statuts de la société civile, il peut s’agir d’un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire ou d’une décision de la gérance si les statuts le permettent

• Statuts mis à jour : l’article relatif au siège social doit être modifié pour refléter la nouvelle adresse

• Justificatif de jouissance des locaux : contrat de bail commercial, attestation de domiciliation, titre de propriété ou attestation de mise à disposition pour justifier le droit d’occuper les nouveaux locaux

Déposer la formalité sur le Guichet Unique

Depuis le 1er janvier 2023, conformément à la loi PACTE, toutes les formalités d’entreprises doivent être réalisées via le Guichet Unique géré par l’INPI. Pour un transfert de siège social hors ressort d’une société civile, la procédure est la suivante :

• Créer un compte sur le site https://procedures.inpi.fr/?/
• Initier une demande de modification concernant l’adresse du siège social
• Préciser qu’il s’agit d’un transfert hors ressort vers un nouveau département
• Télécharger les documents justificatifs préalablement réunis
• Régler les frais de greffe associés à cette formalité

Publier l’annonce légale

La publication de l’annonce légale doit intervenir avant le dépôt de la formalité au Guichet Unique. Pour un transfert hors ressort d’une société civile, le processus est le suivant :

• Rédiger l’annonce selon un format réglementaire précis incluant la dénomination sociale, la forme juridique, le capital social, l’ancien et le nouveau siège, le numéro SIREN et les mentions d’immatriculation
• Publier cette annonce dans un journal d’annonces légales habilité dans le département d’origine
• Publier une seconde annonce dans un journal habilité du département de destination

Medialex simplifie considérablement cette étape en proposant :

• Des modèles d’annonces préformatés et conformes à la réglementation
• Une interface intuitive pour saisir les informations nécessaires
• La diffusion automatique dans les journaux habilités des départements concernés
• La fourniture rapide des attestations de parution nécessaires au dossier de formalité

Les erreurs fréquentes à éviter

Lors d’un transfert de siège social hors ressort pour une société civile, plusieurs erreurs peuvent compromettre ou retarder la procédure :

• Confusion entre ressorts judiciaires : ne pas identifier correctement les tribunaux compétents dans l’ancien et le nouveau département
• Oubli de la double publication : négliger de publier l’annonce légale dans les deux départements concernés
• Justificatif de domiciliation inadéquat : fournir un document non recevable par le greffe (simple facture, attestation non conforme…)
• Adresse incomplète ou imprécise : l’adresse doit être complète et conforme aux normes postales (numéro, voie, code postal, ville)
• Mise à jour partielle des statuts : oublier de modifier tous les articles faisant référence à l’adresse du siège social
• Non-respect du chronogramme : la publication de l’annonce légale doit précéder le dépôt de la formalité, sous peine de rejet
• Délai excessif : dépasser le délai d’un mois entre la décision de transfert et la déclaration au RNE